Die ersten Schritte bei Ihrem Atlassian-Cloud-Migrations-Prozess

Der Abschied von Atlassian Server | ByteSource begleitet Sie auf Ihrem Weg zur Atlassian Cloud.

Die ersten Schritte bei Ihrem Atlassian-Cloud-Migrations-Prozess

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Bibiana Schenk

Bibiana Schenk

5 Minuten zum Lesen

Wenn Sie die Entscheidung getroffen haben, von dem Atlassian Server auf Atlassian Cloud umzusteigen. Kann es sein, dass Sie sich vielleicht ein wenig überfordert fühlen? Es handelt sich hier um eine große Veränderung, die eine umfangreiche Evaluation, Planung, Vorbereitung und Tests erfordert, und das alles, bevor die Migration überhaupt stattfindet. Keine Migration in die Atlassian Cloud gleicht der anderen, und der Prozess verläuft nicht immer linear. Eine der wichtigsten Überlegungen ist die Wahl einer Migrationsstrategie - entweder ein Big-Bang-, ein Phasen- oder ein komplett neuer Zugang werden gefragt.

Sobald Sie jedoch wissen, wie Sie zu der Cloud migrieren wollen, ist es wichtig, sich Zeit zu nehmen, ExpertInnen zu engagieren (ein/eine erfahrener/erfahrene Atlassian Solution PartnerIn ist ideal) und eine solide Grundlage zu haben, bevor Sie die nächsten Schritte wagen. In diesem Blog erläutern wir Ihnen die drei großen Schritte bei Ihrer Migration zu der Cloud: Die Optimierung Ihrer Instanz, das Testen und die Kommunikation, um Sie auf den richtigen Weg in die Cloud zu schicken.

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Man muss es sauber halten!

Wie bei einem Umzug haben Sie auch bei der Migration selbst die Möglichkeit, gründlich aufzuräumen und auszumisten. Betrachten Sie dies als eine positive Nebenwirkung der Migration. Sie können nämlich Ihre vorhandenen Daten evaluieren. Denken Sie nicht nur an die Menge - klar, je mehr Daten Sie migrieren, desto länger wird die Migration dauern - aber es ist wichtig, den Wert der Daten zu bewerten, die Sie dann tatsächlich mitnehmen. Wenn Sie Ihre Serverinstanz im Vorfeld aufräumen, erleichtert das den Umzug und sorgt dafür, dass Sie nach Abschluss der Migration eine bessere Leistung und Produktivität erzielen.

Die Reinigung Ihres Servers kann die Ausführung von Skripts und Verhandlungen mit den Beteiligten über die Migration beinhalten. Bei komplexen Daten, deren Migration einige Zeit in Anspruch nehmen wird, sollten Sie diese wichtigen Besprechungen früh genug führen, damit Sie genügend Zeit haben, einen Plan aufzustellen. Dies alles ist Teil eines vertrauensvollen Kommunikationsansatzes für die Migration, sodass Sie sich angewöhnen, die Teams nach und nach über die Auswirkungen auf ihre Arbeit zu informieren. Sie können sich auch dafür entscheiden, alle Daten zu löschen und nur die Konfiguration und leere Projektcontainer zu migrieren, damit Sie ganz von vorne durchstarten können.

Ihre Jira-Ausmistung sollte Folgendes beinhalten:

• Beseitigung doppelter E-Mail-Adressen • Überprüfen Sie Uneinigkeiten bei Gruppennamen • Entfernen Sie ungenutzte Apps oder Testdaten • Identifizieren und Entfernen Sie ungenutzte Projekte und Issues • Reduzierung der Dateigröße und -komplexität, wo immer dies möglich ist, einschließlich der Anzahl von Projekten, benutzerdefinierten Bereiche, Workflows, Bildschirmen, BenutzerInnen und inaktiven BenutzerInnen. • Standardisierung aller benutzerdefinierten Arbeitsabläufe, um die Datenkomplexität auf ein Minimum zu reduzieren • Überprüfung aller Gruppen und Berechtigungsschemata, um herauszufinden, wo Sie diese vereinfachen können

Ihre Confluence-Ausmistung sollte Folgendes umfassen:

• Entfernen von ungenutzten Apps oder Testdaten • Prüfen, welche temporären Seiten, Bereiche, Anhänge, Makros oder Anwendungen zurückgelassen werden können • Prüfung größerer Bereiche mit vielen Kommentaren oder Anhängen • Minimierung der Anpassungen

Zeit zum Testen

Bevor Sie Ihre Testmigration durchführen, ist es ratsam, eine Checkliste vor der Migration selbst durchzugehen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten und Ihre Umgebung vorbereitet und ready sind.

Wenn Sie alles abgehakt haben, ist es an der Zeit, Ihre Vorgehensschritte auf eine Probefahrt zu schicken. Eine Testmigration wird empfohlen, unabhängig von der Komplexität der Migration oder der Anzahl der BenutzerInnen, die Sie haben. In dieser Phase können Sie eventuelle Probleme entdecken, die Dauer der Migration abschätzen und ein Runbook für die Migration erstellen. Es gibt drei Hauptaufgaben:

Back-up

Unabhängig davon, ob Sie die Migration im großen Stil oder schrittweise durchführen, sollten Sie vor der Migration ein Back-up Ihrer selbst gehosteten Instanz erstellen. Wenn Sie bereits Daten in der Cloud haben, sollten Sie auch diese sichern. Für Jira gibt es zwei Hauptoptionen für die Sicherung Ihrer Datenbank: die Verwendung nativer Datenbank-Back-up-Tools oder die Verwendung des XML-Backup-Utility von Jira. Atlassian empfiehlt die erste Option, da bei XML-Back-ups die Konsistenz nicht garantiert ist und Jira keine Warnungen oder Fehlermeldungen vergibt. Für Confluence brauchen Sie eine klare Strategie, um Ihre Datenbank, das Installationsverzeichnis und die Home-Directorys mit dem Tool Ihrer Wahl zu sichern.

UAT

Benutzerakzeptanztests (UAT) sind ein wichtiger Bestandteil Ihrer Testmigration. Dabei können Ihre BenutzerInnen alltägliche Aufgaben nachstellen, um sicherzustellen, dass Ihre Cloud-Instanz so funktioniert, wie Sie es erwarten. Dabei werden Probleme aufgedeckt, die die EndbenutzerInnen betreffen und die Sie sonst nicht erkennen würden. Wählen Sie TesterInnen aus jedem Team aus, das auf Ihre Cloud-Site umziehen wird, und stellen Sie eine gute Auswahl an NutzerInnen zusammen, auch solche, die weniger häufig vorbeikommen. Stellen Sie sicher, dass Ihre TesterInnen klares, konstruktives Feedback geben können und dass alle wichtigen Funktionen vertreten sind.

Einige allgemeine Dinge, die getestet werden sollten, sind: Links zu anderem Content, App-Links zu anderen Serverprodukten, Apps und deren Data funktionieren. Überprüfen Sie bei Jira Ihre Arbeitsabläufe einschließlich aller Funktionen, die auf Anwendungen von Drittanbietern angewiesen sind, und versuchen Sie, ein neues Projekt zu erstellen oder Probleme zu erstellen und zu bearbeiten und Anhänge hochzuladen. Und in Confluence sollten die BenutzerInnen testen, ob die Anhänge vorhanden sind und ob die Anwendungen und die damit verbundenen Daten funktionieren.

Machen Sie Screenshots und merken Sie sich alle Änderungen, die Ihre BenutzerInnen bemerkt haben- von neuen Funktionen zu Änderung bei dem User-Interface bis hin zu geänderten Lesezeichen und Änderungen in der Benutzerverwaltung - das hilft bei der Kommunikation von Verbesserungen während und nach der Migration.

Runbook

In der Testphase stellen Sie auch eine Schritt-für-Schritt-Checkliste oder ein Runbook zusammen, in dem alles, was während der Migration geschehen muss, mit entsprechenden Anweisungen aufgeführt ist. Das Runbook enthält Informationen darüber, wer für die einzelnen Aufgaben zuständig ist, wie lange sie dauern werden und welche Bedingung es gibt, die zu Verzögerungen führen könnten. Und so sehr Sie auch hoffen, dass Sie es nicht brauchen: Kein Runbook ist vollständig ohne einen Plan zu Schadensbegrenzung, für den Fall, dass Sie alles wieder rückgängig machen müssen.

Informieren Sie sich

Jede Migration steht und fällt mit der Art und Weise, wie der gesamte Prozess an die betroffenen Personen kommuniziert wird. Von der Planung und Vorbereitung bis hin zu den Tests und der Migration ist es wichtig, dass die richtigen Personen konsultiert werden und über die Auswirkungen auf ihre Arbeit in jeder Phase auf dem Laufenden gehalten werden. Sobald Sie den Zeitplan und die Aufgabenverantwortlichen festgelegt haben, sollten Sie alle Beteiligten darüber informieren, was wann genau passieren wird.

Einige Dinge, die Sie in Ihre interne Kommunikation inkludieren sollten:

• Zeitplan für die Migration einschließlich eventueller Ausfallzeiten • Die neue Website-URL und Anweisungen zur Anmeldung • Aufforderung an die BenutzerInnen, während der Migrationsphase keine Änderungen vorzunehmen • Erläutern Sie, was mit der alten Website passieren wird - auf was werden die BenutzerInnen zugreifen können, wenn überhaupt? • Kontaktinformationen für den Benutzersupport • Alle Einführungsmaterialien, die den BenutzernInnen helfen, sich zurechtzufinden

Auch in der UAT-Phase werden immer wieder Probleme auftauchen. Haben Sie sich keine Angst, dies den BenutzerInnen mitzuteilen, aber geben Sie ihnen ein Anpassungsfenster, damit sie einen Endpunkt vor Augen haben. Informieren Sie alle über die bevorstehende Migration mit standortweiten Bannern in Jira oder Confluence. Am wichtigsten ist jedoch, dass ein klarer Prozess für Benutzerfeedback und -Support sowohl im Vorfeld als auch nach der Migration für einen reibungslosen Übergang sorgt.

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Ziehen Sie um!

Als erfahrener Atlassian Solution Partner steht Ihnen das Expertenteam von ByteSource zur Seite, um Ihren Umzug in die Cloud so reibungslos wie möglich zu arrangieren. Von der Auswahl eines für Ihr Unternehmen geeigneten Migrationsmodells und der Vorbereitung Ihrer Instanz auf den großen Umzug bis hin zur Zusammenarbeit mit Ihren MitarbeiterInnen, um zu testen, ob alles so funktioniert, wie es soll, und Sie während der Migration selbst zu unterstützen.

Quelle: https://www.adaptavist.com/blog/taking-the-first-steps-with-your-atlassian-cloud-migration

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